Løsningen

Vi bidro med nøkkelroller gjennom hele prosjektet, inkludert festivalsjef, produsenter, teknisk koordinering, venue-koordinering og logistikkansvar.

Vårt team håndterte den daglige oppfølgingen av deltakere, bemannet festivalens innboks, administrerte nettside, billettsystem og festivalapp, samt koordinerte bestillinger av mat og øvrige leveranser. I tillegg planla og gjennomførte vi rigg- og logistikkarbeidet på tvers av festivalens lokasjoner.

Prosjektet ble gjennomført i tett samarbeid med Trondheim Tech Port. Gjennom ukentlige koordineringsmøter og løpende dialog var vi tilgjengelige for både prosjektgruppen og festivalens øvrige arrangører gjennom hele planleggings- og gjennomføringsfasen. Tidlig i prosessen etablerte vi en tydelig rolle- og ansvarsfordeling som sikret effektive beslutningsprosesser og godt samspill mellom alle involverte.

For å legge til rette for en smidig arbeidsflyt, benyttet vi felles digitale arbeidsflater og delt dokumentlagring. Dette ga alle involverte tilgang til oppdatert informasjon til enhver tid, reduserte risikoen for dobbeltarbeid og bidro til effektiv samhandling på tvers av organisasjonene. Resultatet var en velfungerende prosjektorganisasjon med høy grad av transparens og et godt grunnlag for å levere en festivalopplevelse på tvers av mange lokasjoner og aktører.